Na letnem kongresu sekcije medicinskih sester v managementu na Bledu 12. in 13. oktobra smo Algit, Četrta pot in Psihiatrična bolnica Idrija predstavili primer dobre prakse uvedbe sistemov WoShi in Kadris 4. Mag. zdr. nege Urban Bole je predstavil svoje videnje rešitve in kako lahko izdeluje razporede hitreje, ima večji pregled nad dogajanjem, predvsem pa delavcem omogoči večje koriščenje dopustov, kar posledično pomeni večje zadovoljstvo vpletenih v procese.
Naložite si študijo v PDF obliki
Kako doseči enakomerno obremenitev dela zaposlenih v 24/7 urnem okolju?
Optimizacija procesa z integracijo umetne inteligence (UI) za razporejanje zaposlenih in sistema za upravljanje odsotnosti oz. prisotnosti je spremenila način dela in produktivnost zaposlenih v 24/7 urnem delovnem okolju.
V zdravstvu je pogosto vprašanje, ali je pomanjkanje osebja resničen problem ali pa gre za izziv učinkovitega razporejanja obstoječih virov. Psihiatrična bolnišnica Idrija (PB Idrija) se je soočala z izzivi pri razporejanju zaposlenih in upravljanju delovnih obremenitev zaradi sistema DDPPNN. Ta sistem je povzročal neenakomerno delovno obremenitev, preobremenjenost ključnih kadrov, ki so zadolženih za razporejanje dela in pomanjkanje preglednosti nad znanjem ter veščinami zaposlenih.
ORGANIZACIJA DELA ZAPOSLENIH
V Psihiatrični bolnišnici Idrija (PB Idrija) zaposleni delajo v neprekinjenem 24-urnem delovnem ritmu vse dni v tednu.
Posledice prvotnega sistema za razporejanja dela zaposlenih:
-
- 1.200 ur neenakomerne delovne obremenitve na mesec.
- Preobremenjenost ključnih kadrov, še posebej osebe, odgovorne za razporejanje.
Ostali izzivi, ki jih je prinesel prvoten sistem
-
- Togost razporejanja kadra – omejena možnost simulacij različnih razporedov.
- Časovna potratnost pri ročnem razporejanju.
- Percepcija pomanjkanja kadra – pogosto je manjkalo
- 15 % zaposlenih na delovnih mestih.
- Ročno beleženje ur in večkratno prepisovanje podatkov v in iz različnih sistemov.
- Omejena preglednost nad znanjem in veščinami zaposlenih – vse informacije so bile omejene zgolj na znanje in »kar je v glavi« razporejevalca.
CILJ
Spremeniti način dela in proces izdelave razporeda.
ZAKAJ?
Enakomerna obremenitev za vse zaposlene ter prenos znanja, ki se navezuje na izdelavo razporedov dela.
KAKO?
Digitalizacija procesa z integracijo programa umetne inteligence WoShi za razporejanje dela in sistema za evidentiranje prisotnosti in odsotnosti KADRIS 4: RIS.
POMISLEKI?
Naklonjenost spremembam, a obenem strah pred pomanjkanjem znanja za upravljanje sistema.
REZULTAT
- Enakomerna obremenitev dela vseh zaposlenih.
- Zmanjšanje bolniških odsotnosti (v breme delodajalca) in nadur.
- Hitrejše in preglednejše razporejanje zaposlenih.
- Simulacije izdelave razporedov z različnimi načini dela.
Vsebinske želje naročnika
-
- Enakomerna obremenitev dela vseh zaposlenih.
- Popisane veščine in kompetence zaposlenih oz. matrika usposobljenosti.
- Samodejni prenos podatkov oz. dvosmerna komunikacija med sistemom za evidentiranje delovnega časa in programom za razporejanjem dela.
- Samodejna izdelava razporeda dela glede na definirane parametre.
WoShi omogoča nove dimenzije razmišljanja o razporejanju.
ČASOVNICA IMPLEMENTACIJE
Januar – marec 2023
-
- Vnos osnovnih podatkov in zahtev sistema dela.
- Simulacije razporedov, prilagoditev vnosnih pogojev in kriterijev.
- Izobraževanje uporabnika pri kreiranju prvega razporeda.
- 4 sestanki v živo, nekaj telefonskih klicev.
Marec 2023
- Prvi razpored dela narejen z Woshi-jem.
Marec – avgust 2023
- Usklajevanje šifrantov (zaposleni, urniki, delovišča, ipd.)
- Vzpostavitev varne povezave med strežniki.
- Vzpostavljena povezava Woshi – KADRIS 4: RIS.
Zakaj Woshi in Kadris 4: RIS ?
- Cena.
- Prilagodljivost in dostopnost poslovne rešitve.
- Odzivnost in razumljivost potreb naročnika.
- Možnost dodelav in prilagoditev sistema zahtevam delovnega procesa.
POSLOVNI REZULTATI
V bolnišnici so po optimizaciji procesa razporejanja zaposlenih in z 11 % manj zaposlenih enakomerno obremenili delo vseh zaposlenih in jim za 20 % povečali koriščenje dopusta.
2 %
manj bolniških nad 30 dni
23 %
manj bolniških do 30 dni
71 %
manj neenakomerno razporejenga delovnega časa
56 %
manj nadur
Neenakomerna delovna obveznost se je znatno zmanjšala, kar pomeni, da se je način dela spremenil. Vendar se končna podoba, kako delavec prejme razpored za naslednje obdobje, ni spremenila. Tega še vedno dobijo enako kot prej, natisnjenega za vsak oddelek.
Naslednji korak je izboljšanje izkušnje zaposlenih na način, da »Zvezek želja« vržemo v smeti in v procese vključimo zaposlene ter jim omogočimo, da v KADRIS 4: RIS vnesejo svoje želje glede dopustov in izmen. Tako jim bomo zagotovili dostop in transparenten vpogled v aktualni razpored dela.
KORISTI ZA NAROČNIKA
- Enakomerne obremenitve zaposlenih v referenčnem obdobju.
- Pregledno in z novim Zakonom o obvezni evidenci dela (ZEPDSV-A) skladno evidentiranje delovnega časa.
- Boljše in učinkovitejše reševanje nadomeščanj (pregled fonda ur olajša razporejevalcu izbiro delavca, ki bo nadomestil odsotnega).
- Hitrejša izdelava razporedov, ki vključujejo želje zaposlenih.
- Simulacije izdelave različnih razporedov z različnimi načini dela.
- Hitra in enostavna najava dopustov, želja in drugih preferenc zaposlenih.
ZAKLJUČEK
Integracija sistema KADRIS 4: RIS in WoShi je v PB Idrija prinesla večjo preglednost in učinkovitost pri upravljanju delovnega časa ter razporejanju zaposlenih. Sistem je zmanjšal stroške neenakomerno razporejenega delovnega časa, nadur in bolniških odsotnosti, s čimer so se stroški poslovanja zmanjšali za skoraj 50.000 € v prvih 9 mesecih, hkrati pa je omogočil boljšo izrabo letnega dopusta za vse zaposlene. Kljub prvotnim pomislekom je bolnišnica zdaj pripravljena na prihodnost, vključno z novimi zakonskimi zahtevami in kadrovskimi spremembami.
ZANIMA ME VEČ
V kolikor vas zanima, kako bi se integracija rešitev izkazala pri vas nas kontaktirajte. Z veseljem vam pomagamo.
